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本科评估总结(意图才是硬杠杠(1))

领导所想,即我所写:意图才是硬杠杠(1)

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——欢迎大家来到“办公沙龙”!!!

不少人排斥写材料,听说领导要调他去政研室写材料,头摇得比拨浪鼓还欢。问他们原因,苦、熬夜、掉头发是一个方面,更多人提及:“你们是为人作嫁衣,忙忙叨叨半天,没人知道是你干的,你图个啥呢?”。写材料“为人作嫁衣”的工作性质,也是很多人对写材料敬而远之的重要原因。

听一名办公室同僚哭笑不得地讲过一个故事:一次,领导痛批了他数次推倒重来拿出的第七版稿件,最后,走投无路的他拿着第一版过去,意想不到的是,领导非常满意,当即表扬说,这个写得好。

故事虽然心酸了点,但其中折射的道理是深刻的。作为一个基层材料员,所有从你手中出去的公文,都不是你意志的体现,你永远是在被领导的意志驱动着写材料。要么你的材料根本就是为领导而写,不但不能署名,甚至都不能对外人言说;要么你的材料是领导布置给你,最终还要回到领导那里去接受检验。

意图才是硬杠杠。所以,领导自己的讲话稿自不消说,即使是总结、调研、汇报,文件这类材料,想要轻松过关,省点气力,写得好不好只是个侧面,领导满意不满意、高兴不高兴、答应不答应才是硬标准,说得玄乎点,领导的“感觉”决定了稿子的生死。这一点,我在《兄弟,你写的是文稿,不是文章》一节中说得已经很充分了。

如果第一章的《兄弟,你写的是文稿,不是文章》是一种世界观,那么,这篇文章就想从方法论的层面解决让领导满意的问题。如何才能充分把握,完美呈现领导的意图呢?如何才能让领导看了稿子有“把我想讲的都写出来了”这样的美好感觉呢?我们还是由易到难一条条说。


1. 一字不漏记录

材料员往往最喜欢给一种领导写稿子,他们心思缜密、深思熟虑,给你布置任务,总会和声和气地把你找过来面授机宜:这篇稿子我初步考虑可以分为三个部分,第一个部分主要说××,讲××这么几个意思,第二个部分主要说××,讲××这么几个意思,第三个部分主要说××,讲××这么几个意思。

也就是说,他事先经过思考,其实已经基本打好了腹稿,思路已经相当系统完整,甚至有时候要个2 000字的稿子,领导已经口述了1 800字。

这类材料,写起来很轻松,大局已定,稍加整理、扩充就是一篇完整文章。我们要做的,不过是完整、忠实地把领导交代的话记下来,记得越全,写得就越轻松,记得不全,领导难免就对你不满意:我都说得很清楚了,怎么××这项工作还是没有体现?一个小稿子你都记不全?

当然,领导并非总有时间和你推心置腹地面授机宜,有时候他找你过去,心里也还没有想清楚,只是一些零散的观点,或是初步的轮廓,想跟你“碰一碰”。

这时,虽然我们下来之后要做的思考和扩充工作变多了,但第一要务没有变,还是应当全盘详细记录,即使是领导自言自语、只言片语,都先写下来,这些不明确的观点,同样也是意图的流露啊!

依我的经验,在这种情况下你可以放松一些,脑子飞速运转,时不时插话、提问,提出自己对材料主题和结构的看法和理解,不要怕不成熟,不要怕不精致,权当是帮着领导开拓一下思路,就算是提供了一个靶子供他去否定也没什么大不了,还缩小了写作范围呢。

况且,我发现,有不少领导喜欢这个“碰”的过程,你想想,一边是领导口若悬河,不断发问,一边是你呆若木鸡,战战兢兢,也是挺没劲的。


2. 不断接近

作为材料员,我内心当然万分盼望每次写稿,领导都能语重心长地跟我谈上半小时,甚至直接塞过来一张列好提纲的纸:提纲写好了,你敲出来扩充一下吧。这种写法,返工的风险几乎不存在。

但这是不现实的,领导工作忙、事情多,很多时候并没有时间周密思考,只给你交代个只言片语,有时甚至直接把提交材料的通知发过来,就一句话:小办,看看通知,弄个材料吧,后天给我。这时候怎么办呢?

没办法,你不动,领导意图不会自己从天上掉下来,想把握领导的意图,只有充分发挥我们的主观能动性,尝试做一件事:不断接近

接近他本人

有机会,多跟着领导跑,跑会议,跑调研,多参加决策性的会议、部门的专业性会议和有关的研讨会、论证会等,听领导讲话,听典型发言,都是领会领导意图的极好机会。

一位政研室的老前辈曾说过,跟领导跑还不能“甩手甩脚跑”,不管领导安排没安排,要求没要求,相机、录音笔、笔记本都是应该带的,只要没有特殊交代,领导“开讲”就“开录”,回来后整理成文,特别是对领导脱稿发挥的内容,要进行“再消化”,日积月累,长期坚持,对把握领导意图很有帮助。

如果时间不允许,至少最近领导出席的与文稿起草相关的活动一定是要跟的。比如,马上要开D建主题教育活动部署会,让你起草讲话,那领导近期与D建工作相关的调研肯定不能不去。

除了跟现场,查询阅读领导认可的材料、发表的文章、接受的采访、新闻报告等文字也是一种迂回接近的方法。这些都属于接近他本人,对领导原话进行收集和应用,因为实在太过重要,我后边还会单讲。

接近他身边的人

除了跟领导,领导身边的人也是我们一大信息源。听上去偷偷摸摸,好像要搞什么鬼,其实这是掌握领导意图的一条捷径。

没思路的时候,去找找离领导比较近的秘书、办公室负责人、老部下聊聊,请教他们:领导喜欢什么样的风格?最近有没有什么特别关心的问题?有没有只言片语的观点和指示?等等。

一次,我帮领导起草毕业典礼讲话,参加人基本都是本校学生,我拿不准,这种场合到底是板起面孔谆谆教导好呢,还是放下身段交心谈心好。要知道,曾经有段时间高校毕业典礼领导讲话非常流行穿插网络用语,以示亲和。于是找到领导的秘书:“老曾,领导最近有没有提过跟毕业典礼相关的事啊?”

老曾歪着头想了半天,一拍大腿:“还真有,他不经意说过一次,说这次典礼很重要,一定要办得大气庄重。”

我一听,喜出望外,这条信息简直太关键了,如果大气庄重是领导对典礼的期盼,那某些高校毕业典礼讲话爱用的“伤不起”“打酱油”“高富帅”“白富美”等网络用语就明显不合适了,领导肯定还是想站在师者和长者的角度对同学们提提要求,整篇稿子的语言风格就此敲定。


3. 换位思考

在办公室工作的诸位同志,入职培训时大都听过一句话,叫“身在兵位,胸为帅谋”。这句话听上去很宏观,甚至有点冠冕堂皇:我与领导,完全是两个物种啊,一个在金字塔尖上,一个在金字塔基座,那能一样吗?

我最初也这么想,自己能落实好领导指示,做到指哪打哪就不错了,让我“关起门来当领导”“当好参谋助手”,不现实,也不可能。

但稿子写得多了,每次审视自己的作品,发现一个现象,那些自己觉得写得比较精彩,领导也比较满意的稿子,都是在“投入”的状态下写出的。

所谓投入,不仅是指全神贯注、集中精力,更是说写稿当时似乎和领导来了次“角色互换”,写讲话稿,就想象是自己在台上对着听众进行部署;写汇报稿,就想象是自己面对着上级战战兢兢地汇报。在这种状态下写出的稿子,不仅语气上特别符合领导的口吻,就连内容上,也容易接连迸发出一些意想不到的灵感,十分神奇。总之,一旦投入,就感觉脑子活起来了。

比如,我前不久起草一篇领导在学科评估结果总结研判会上的讲话,要分析学校面临的竞争形势。开始怎么也没有思路,键盘上流出的文字都是些空泛的套话,自己看了都很不满意。于是某个周末,找个安静的咖啡厅,尝试进入一种投入的状态——我如果是校长,怎么看学校目前面临的竞争态势呢?

渐渐地,开始进入角色,一进入角色,灵感就开始迸发:领导可能会关注高等教育近期哪些形势呢?肯定会关注清华北大最近的动作,对了,清华前一段时间评了14个文科资深教授,力图构建文科发展新格局;还有什么呢?对了,这次评估浙大也超过了我们,压力确实不小!

平时接触过,又遗忘在大脑深处的相关信息,开始不停地往外蹦。虽然,领导从来没说过自己关心过这些消息,但我在那种“投入”的状态下就会坚信,如果我是单位领导,我就会关注!这就足够了!事实证明,这些内容领导基本都采用了。

所以,换位思考,就是不要怕自己站位低,勇敢地“跳起来摘桃子”。写材料必须把自己摆在领导位置上,千万不能把自己当秘书。给谁写就是谁,如同演戏,演达康书记,那就得真把自己当成是汉东省省委常委、京州市市委书记!你要敢想你坐在主席台上的样子,敢想会场庄严肃穆的场景,这样一来,你的文笔就不稚嫩了,心态就不是为了应付而凑字数了。

湖北省政府政研室覃道明主任有段话我觉得很精彩,很直接,能够把那些不敢跟领导换位思考、不敢“表演领导”的人拍醒,他说:

从高度而言,首先要将自己置于省长、副省长的位置思事、谋事。哪怕你是刚出校门就进机关门的年轻同志,只要你一动笔,你就是省长、常务省长。省长、常务省长的观点、思路要与省委保持一致、与中央保持一致。说白了,在思想上、政治上要直接达到至高的顶点。

是不是说得足够清楚了?


4. 搞清楚周边信息

需要说明的是,我们写材料以领导意图为指引,并非说只考虑领导个人的想法,领导也要综合,也要适应,也要到什么山头唱什么歌,所以,活动场合和周边信息也会对领导意图产生影响,这些因素需要我们提前考虑进去。

开个会议,写个讲话,准备材料,首先要弄明白这个会是干什么的,要解决什么问题,是讲给谁听的,写给谁看的,要达到怎样的目的,取得什么样的效果。

这些东西弄不明白,心里就没有底。你这个会议,是动员会还是总结会,是座谈会还是汇报会,是宣传教育会还是总结表彰会?你这个材料,是调查研究还是请示汇报?场合不同,领导应对自然不同。

正儿八经的工作部署,要求一板一眼、语言精准;下去督导检查了,还得把獠牙露出来,要求严肃紧迫、措施有力;讲党课、作培训,要求内容翔实、干货丰富;欢迎庆祝的致辞,要求轻松活泼、鼓舞人心。

正式场合,一般是开大型会议,地点基本都是在礼堂或者大会堂,有主席台,必须正襟危坐、面无表情、喜怒不形于色。这种场合讲话稿要严谨细致、结构分明、逻辑清晰,起承转合天衣无缝,大点套小点,小点套小数点,动不动就要来一句“同志们!”。

非正式场合,一般是开小型会议,地点基本都是内部会议室,以圆桌会议居多,没有主席台,这种场合讲话就比较随意了,领导能侃就侃,这种就要给领导多提供点案例、故事、素材,供他去发挥,语言也是以说大白话为主,多用第一人称,整个基调就是聊聊天、谈家常。

有人曾总结了起草讲话要弄清的10个问题,我觉得很好。这10个问题包括:谁来讲?以什么身份讲?什么时候讲?对谁讲?为什么讲?领导自己想咋讲?机关想让领导怎么讲?会议要求该咋讲?与会同志想听啥?讲话之后讲稿怎么用?这些问题,非常全面地概括了我们写材料需要搞清的周边信息,请大家牢记。


5. 切中职务身份

公文为公,领导的职务身份当然放在前面考虑。领导职务的性质,是党务还是政务?分管工作的范围,是组织、宣传还是纪检?在班子中的地位,是班长还是成员?这些因素都会对文稿起草的文风到内容产生深刻影响。

比如,同样是在全校人才工作会议上讲话,书记和校长讲的侧重点当然就不一样,书记讲的必然偏宏观,讲思路、讲政策,而校长就会讲得更具体,讲局面、讲举措;同样是在全县经济工作会议上讲话,县委书记和县长的风格肯定也不尽相同。

再如,管组织的领导讲话,往往要求全面辩证、周密严谨,一个字都不能少、一个词都不能颠倒!管宣传的领导讲话,对鼓动性的要求就高,有时还特别强调生动。这些不同,都是领导的职务身份带来的,咱们起草文稿,必须要考虑职务身份。


6. 结合个性领悟

俗话说,千人千面,由于领导的成长经历、气质、性格、能力和领导方法不同,对材料的喜好和要求完全不同。通过上面的步骤,我们或许已经知道领导想表达点什么,但通过怎样的形式表达,就要从领导的个性出发了。

现在领导的水平都很高,长期在单位摸爬滚打,基本都有自己的讲话风格、语言表达习惯。比如,同样是形容天上的月亮很圆,有些领导喜欢“湖光秋月两相和,潭面无风镜未磨”,有些领导喜欢“天上月亮贼拉圆”。

有的要求你观点要有冲击力,有的要求你言辞优美;有的喜欢引经据典,有的喜欢俗语俚语;有的喜欢对仗排比,有的喜欢豪言壮语;有的喜欢辞藻华美,有的喜欢平实严谨;有的喜欢长篇大论,有的喜欢短小精悍;有的风风火火、不拘小节,有的思维缜密、滴水不漏。这些领导的性格也需要我们带到文风中

就拿细致、事无巨细的领导和粗放、抓大放小的领导举例来说。对于比较粗放的领导,你给他准备的材料可能也就算个“素材”“谈参”,他也就当个提示,那就多花点精力把观点提炼清楚,多放一些故事、数据和案例,给他输送“弹药”,空话套话少写,不用花太多精力在雕琢形式上,给他留一些发挥的余地。

如果领导是那种事无巨细,或者有些吹毛求疵的性格,他的精力会更多地放在材料的形式上,特别在意你的用词是否准确、句子是否通畅,对观点、事例反而不那么在意,那么你在充实内容上或许可以放松一点,多把时间花在打磨语言甚至标点上。

甚至在个别字和词方面,不同领导都有不同的执着。拿最简单的致辞第一段来说,一般都是表示欢迎的套话,按说“我谨代表××向活动召开表示热烈祝贺!向嘉宾到来表示衷心感谢!”比较简洁有力,但有些领导就是觉得不加助词“地”念起来韵味不够,缺少些抑扬顿挫,非要改成“我谨代表××向活动的召开表示热烈地祝贺!向嘉宾的到来表示衷心地感谢!”

而同样就这个问题,我又见过一个领导,恰恰相反,对助词极为排斥,认为一切助词都在耍流氓,稿子到他手里,几乎删得见不到一个“的”“了”,有些地方甚至删到句子都不通顺了,他还是坚持除之而后快。

领导有自己的思维特点和思维方法,这是长期形成的,甚至是与生俱来的个性,没法去苛责。以目前大多数单位的文稿起草机制来看,材料员肯定要为多个领导服务,不可能搞成一对一,必须适应不同领导的不同需求,了解服务对象的讲话风格、语言表达习惯,有针对性地写作。

结合个性领悟的领会方式其实是最重要,但也是最难言述的,靠的是长时间的朝夕相处、摸爬滚打、细心揣摩。我教给大家一个具体的办法:建一批文件夹,一个文件夹对应一个领导,把每个领导相应的资料都放进去,之前的文稿啦,发表的文章啦,讲话录音整理啦,接受采访的报道啦,全都放进去,时不时体会其语言表达风格,长此以往,必有所得。


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